Pengambilan Keputusan dan Pemanfaatan IT dalam Perusahaan

Kegiatan Tugas Belajar

 

Di susun oleh:

Sabda Sunan Giandara (14821922)

2014/2015
Pendahuluan

A.    Dasar Pemikiran Kerja Praktek Lapangan

Kerja Praktek Lapangan merupakan kegiatan mahasiswa yang berlangsung di dunia kerja, serta sebagai bentuk implementasi dari program pendidikan dan program keahlian yang diperoleh langsung dari dunia kerja. Dengan Praktek Kerja Lapangan ini mahasiswa dapat membandingkan teori yang didapat didunia perkuliahan dengan pelaksanaan langsung didunia kerja, serta bermanfaat untuk menambah wawasan dan pengalaman kerja.

B.    Profil Perusahaan

PT. Citosarana Jasapratama

Merupakan perusahaan yang bergerak dibidang usaha layanan jasa Kurir, Kargo, Logistik. Bermuladarilayananantarandalamkotadanterusberkembangsampaikeseluruhwilayahdomestik Indonesia, PT. CitosaranaJasapratama denganmerekdagangCitoXpresskinimenjadi Perusahaan berkelas di Indonesia.

Berbekalpengalamanselamabertahun-tahunsejakJuni 1990, Citoxpressterusberkembangsampaisaatinidenganjaringan yang kuattersebar di seluruhindonesiameliputilebihdari 40 cabang/agen.

VisiCitoXpressuntukmenjadisepuluhbesarperusahaanlayananjasapengirimanpada 2015membawa kami untukberkomitmenpadamisimelayaniantarantepatwaktudenganjaminankeamananterbaik.

Komitmen kami padapelangganmembawakepercayaandarisejumlahperusahaanbesarternamadanmitrakerjatermasukandauntukmempercayakanpengirimankurirkargodanlayananlogistikkepadaCitoXpress.

Motto CitoXpress "Service Priority" selalumenuntun kami untukmenyadaribahwalayanan yang kami berikanturutandildalamkesuksesanbisnispelanggansehinggamelayanipelangganmenjadisuatukehormatandankepercayaan yang harus di jaga.

LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN

KERJA PRAKTEK LAPANGAN

MAHASISWA D1 DISTRIBUTION & DELIVERY

BULAN NOVEMBER S/D DESEMBER TAHUN 2014

I.                 URAIAN PEKERJAAN

Kegiatan kerja praktek lapangan oleh Mahasiswa D1 Distribution & Delivery ditempatkan dibagian Logistik PT. Citosarana Jasapratama dengan project Danone dan setelah itu mahasiswa akan ditempat kan dibagian Kurir dan Kargo. Untuk kegiatan kerja di Logistik dibagi menjadi empat bidang pekerjaan, berikut uraian pekerjaan yaitu :

a.      Administrasi Warehouse

b.     Checker Inbound

c.      Checker Outbound

d.     Inventory

II.               WAKTU PELAKSANAAN

Dalam melaksanakan kegiatan kerja praktek lapangan mahasiswa telahdiberikan jadwal kerja sebagai upaya proses dari kegiatan yang dilakukan selama mahasiswa melakukan praktek kerja lapangan, Mahasiswa D1 Distribusi dan pengiriman diharuskan masuk kerja mulai pukul 08.00 pagi sampai pukul 17.00 sore mulai hari senin sampai dengan sabtu. Berikut jadwal kerja Mahasiswa D1 Logistik: Distribusi dan Pengiriman

Time	Peserta PKL	Pembimbing	Planning kegiatanpeserta PKL
Week I	Ismail .N Paat .A.Z Rohimah .M Sukirman Sabda .S.G	A Firdaus A Firdaus AndiLiani Tarmin AndiLiani	Checker Inbound Checker Inbound Admin warehouse Checker Outbound Inventory
Week II	Ismail .N Paat .A.Z Rohimah .M Sukirman Sabda .S.G	Dani Dani Aris Dani Wikiy	Admin warehouse Checker Outbound Checker Outbound Inventory Admin Warehouse
Week III	Ismail .N Paat .A.Z Rohimah .M Sukirman Sabda .S.G	Rahmat A Firdaus Tarmin Tarmin Wanto	Checker Outbound Checker Inbound Checker Inbound Inventory Checker Outbound
Week IV	Ismail .N Paat .A.Z Rohimah .M Sukirman Sabda .S.G	AndiLiani AndiLiani Tarmin AndiLiani Wanto	Inventory Admin Warehouse Checker Inbound Admin Warehouse Checker Outbound

Note : Untuk jadwal kegiatan diatas setiap minggunya para mahasiswa akan dirolling kegiatannya sesuai perintah dari ketua koordinasi logistik.

III.             Hasil Kegiatan/Pekerjaan 

Tanggal	Kegiatan peserta PKL	Kegiatan peserta PKL
17/11/2014	Kunjungan	Mengetahui jenis pelayanan logistic yang ada di perusahaan jasa CitoXpress
18/11/2014	Perkenalan	Perkenalandiri , Menentukan Pembelajaran dan Pembimbing sesuai dengan Kegiatan yang akan di pelajari
19/11/2014	Inventory	Perkenalan Barang Yang di kelola Oleh pt.CitoXpress, Check Brang Keluar Dan pencatatan Checklist Kendaraan yang melakukan bongkar muat
20/11/2014	Inventory	Melakukan penghitungan fisik di lapangan dan melakukan transfer lokasi  sytem WMS,penempelan label putway
21/11/2014	Inventory	Penghitungan stock by location, penempelan label pased (informasi product), Checking inbound, Menyerahkan Surat jalan ke driver
22/11/2014	Checker Inbound	Brifieng evaluasi kegiatan minggu kemarin, rencana kegiatan minggu depan, Checklist kendaraan inbound dan outbound
24/11/2014	Checker Outbound	Training safety, penempelan lebel, re-packing barang yang rusak, membersihkan gudang, Men-file form cycle count (jumlah stock barang gudang),
25/11/2014	Checker Outbound	Menyerahkan picking list by order (jenis produk dan lokasi gudang yang akan dimuat) ke operator forklift, menyerahkan surat jalan ke driver setelah barang sudah dibongkar muat, menempel putway label (identitas produk)
26/11/2014	Checker Outbound	Menyerahkan picking list by order (jenis produk dan lokasi gudang yang akan dimuat) ke operator forklift, mengisi checklist kendaraan outbound, memasang passed warna kuning dan merah,
27/11/2014	Chekker Outbound	Checklist kendaraan outbound, melakukan re-packing barang yang rusak, menempel passed warna kuning dan merah
28/11/2014	Checker Outbound	Membersihkan gudang, menempel passed warna merah dan kuning, menghitung cycle count (menghitung/mencocokan jumlah fisik gudang dengan system), menempel putway label(identitas produk), checklist kendaraan, input data wms menghitung pallet
29/11/2014	Outbound	Menempel putway label, memasang passed warna merah dan kuning, melakukan re-packing barang yang rusak, men-file form surat outbound sesuai owdner
01/12/2014	Admin Gudang	Input barang outbound by WMS, membuat picking list by order mengconfirm put away list control, menempel putway label, menulis form passed warna merah dan kuning, check list kendaraan outbound
02/12/2014	Admin Gudang	Menginput outbound ke WMS, confirm picking ke WMS, confirm dispatching, menempel putway label, menulis form passed warna merah dan kuning
03/12/2014	Admin Gudang	Membuat point of agreement(form surat jalan berdasarkan data SAP), menempel putway label, men-file form outbound dan inbound, training logistic bersama pak zul fajar
04/12/2014	Admin Gudang	Menempel putway label (identitas barang), memasang form passed warna merah dan kuning, input barang inbound dan outbound ke system data WMS
05/12/2014	Admin Gudang	Input barang inbound ke system WMS, checklist kendaraan, menempel putway label, menghitung cycle count (berdasarkan system dan data fisik barang di gudang)
08/12/2014	Admin Gudang	Input barang outbound by WMS, membuat picking list by order mengconfirm put away list control, input inbound ke WMS, menempel putway label (identitas barang), menulis form passed warna merah dan kuning, check list kendaraan outbound
09/12/2014	Admin Gudang	Menginput barang inbound ke WMS, confirm picking ke WMS, confirm dispatching, menempel putway label, menulis form passed warna merah dan kuning
10/12/2014	Admin Gudang	Membuat point of agreement(form surat jalan berdasarkan data SAP), menempel putway label, men-file form outbound dan inbound, training logistic bersama pak zul fajar
11/12/2014	Admin Gudang	Menempel putway label (identitas barang), memasang form passed warna merah dan kuning, input barang inbound dan outbound ke system data WMS
12/12/2014	Admin Gudang	Input barang outbound ke system WMS, checklist kendaraan, menempel putway label, menghitung cycle count (berdasarkan system dan data fisik barang di gudang)
13/12/2014	Inventory	Menghitung stok barang digudang (berdasarkan system WMS dan data fisik digudang), menulis form passed warna merah dan kuning, menempel putway label inbound sebagai identitas barang.
15/12/2014	Inventory	Briefing siang, bersih-bersih gudang, ceklist kendaraan yang akan dibongkar muat, menempel putway label (identitas produk danone), input inbound by system WMS
16/12/2014	Inventory	Check barang keluar outbound dan pencatatan Checklist Kendaraan yang melakukan bongkar muat, memasang passed untuk barang yang siap di distribusikan,membersihkan gudang
17/12/2014	Inventory	Melakukan penghitungan fisik di lapangan dan melakukan transfer lokasi  sytem WMS,penempelan label putway,input data outbound by WMS
18/12/2014	Inventory	Penghitungan stock by location, penempelan label pased (informasi product), Checking inbound, Menyerahkan Surat jalan ke driver, input data inbound ke system by WMS
19/12/2014	Inventory	Mengirim E-mail untuk permintaan armada truk yang akan membawa produk danone dari gudang, menempel putway label untuk identitas barang inbound, menghitung cycle count (stock barang yang ada digudang)
20/12/2014	Inventory	Bersih-bersih gudang, memasang passed (informasi produk yang di distribusi), menghitung cycle count (stok barang yang ada digudang berdasarkan system WMS)
22/12/2014	Inventory	Brifieng K3, bersih-bersih gudang,  dilanjutkan MDT Meeting( Multi Disiplin Tim) dengan pihak client (Danone), memasang passed warna untuk identitas produk yang baru masuk atau siap didistribusikan, menghitung cycle count (perbandingan jumlah fisik gudang dengan system)
23/12/2014	Inventory	Brifieng K3, bersih-bersih gudang, menghitung cycle count (perbandingan jumlah fisik gudang dengan system), menempel putway label (identitas barang inbound), re-packing produk yang rusak atau bocor.

IV.            PERMASALAHAN YANG DIHADAPI

Berikutpermasalahan yang dihadapiMahasiswa D1 Distribution & Delivery selamakegiatanKerjaPraktekLapangan:

a.      Kekuranganstok pallet sedangkanmasihbanyakbarang (Produk Mizone) yang belummasukkegudang

b.     CO Inbound maka barang (produk danone) dialihkankekedepjika terjadi overload digudangxwhcibinong.

c.      Terjadinyapenumpukanbarangdidalamgudang (tidakterlaluparah), karenaperbandinganantara outbound dan inbound tidakseimbang

LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN

KERJA PRAKTEK LAPANGAN

MAHASISWA D1 DISTRIBUTION & DELIVERY

BULAN DESEMBER  S/D JANUARI TAHUN 2014

Untuk kegiatan selanjutnya Mahasiswa D1 Logistik: Distribusi dan Pengiriman akan ditempatkan di Cito pusat untuk mengikuti kegiatan Kurir dan Kargo Service, berikut jadwal kerja dan uraian kerja yang ada di Cito pusat:

LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN

KERJA PRAKTEK LAPANGAN

MAHASISWA D1 DISTRIBUTION & DELIVERY

BULAN JANUARI  S/D FEBRUARI TAHUN 2014

Kesimpulan serta alur dari kegiatan CitoXpress dipusat :

Pick Up

Uaraiankerja:Berikut jenis-jenis service di CitoXpress

-        Top Urgent

-        Urgent

-        Normal

1. Menerima order pick up dari

             a.          Pick Up harianatau daily mengikutijadwal yang telahdisepakatiolehcitoxpressdanpihakpelanggan

            b.          Pick Up tidakterjadwalmengikuti order via telepondan email serta media komunikasilainnya.

2. Staf admin mencatat order pick up di log book sertamenginput di system DMS.

3. Staf admin menginformasikan order pick up kesupirataukurir pick up.

4. Supirataukurir pick up menerimakirimandaripelanggandanmelakukan:

           a.     Menghitungjumlahkiriman

           b.     Mengkonfirmasiisikiriman, tujuan, jenislayanan (packing danasuransi)

           c.     Mengisi form serahterimadenganjelas, lengkap, dantepatsertamenyerahkanlembarputih kepelanggansebagaibukti.

5. Supirataukurir pick up mengaturpenempatankiriman pick up dikendaraandenganmemperhatikankeselamatandankeamanankiriman.

6. Supirataukurir pick up menyerahkankirimankeedkpbesertatandaterimadanrekapan pick up.

7. Supirataukurir pick up melaporkanrekap pick up di hati yang samakespv pick up jikaterjadimasalahdilapangan.

EDKP

Uraiankerja:

1. Stafedkpmenerimakirimandari:

     a. Team pick up dan,

     b. Pelanggan yang datingkekantorcitolangsung.

2. Stafedkpmencatatkiriman pick up di log book.

3. Stafedkpmembagikirimansesuaidengantandaterimadanpermintaanpelangganseperti:

      a. Kirimandipacking

      b. Kirimantidakdipacking

4. Stafedkpmenimbangberatataumengukurvolumetrickiriman (PxLxT)

5. Stafedkpmengentrykirimanke system DMS berdasarkan:

       a. Namapenerima

       b. Alamatpenerima (jalan,no,rt,rw,blok) secaralengkapdankotatujuanakhir.

       c. Serta jenislayanan (normal,urgent,atau top urgent).

6. Stafedkpmencetak connote (tandaterima) untukkiriman yang belumdisertai connote.

7. Stafedkpmenyerahkankirimanbeserta connote ketimsortirsiang, malamdantimkhusus.

Sortir

Uraiankerja:

1. Stafsortirmenerimakirimandaritimedkpsertatandaserahterima.

2. Tim sortirmembagikirimanke:

a. wilayah Jakarta

b. wilayahjabodetabek

c. kirimanwilayah transit

d. kiriman internal cito

3. Stafsortirmelakukanserahterimakirimandengancaramembarcode connote kirimanintracitykestaf admin delivery.

Outbound

Uraiankerja:

1. Staf outbound menerimakirimanserta connote daritimedkp halim.

2. Staff outbound melakukanpengecekankirimandankoliberdasarkanserahterima.

3. Staf outbound melakukansortirkirimanperwilayah domestic

4. Staf outbound membuat manifest denganmembarcode connote untukkiriman domestic.

5. Staf outbound melakukan bagging atau packing (koliluar) danmenulistujuancabangatauagen.

6. Staf outbound melakukanserahterimadengandilengkapibuktiserahterima(sesuaitujuan):

     a. Trucking  (via daratlintasjawa)

     b. Traffic (via udara)

     c. Citopusat

Traffic

Uraiankerja:

Pengiriman via udara

 1. Melakukanreservasi SMU (SuratMuatanUdara).

 2. Menerbitkan SMU pertujuansesuaidenganjumlahdanberatkolikiriman

 3. Melakukan labeling padakolikiriman .

Prosedurepemberangkatandibandara cargo

 1. Staff traffic menerimainformasidaripetugas yang beradadigudangbandaramasdanmelakukan reservasi untuk kiriman non garuda.

2. Staff tafficmenerima SMU darisopirdanmelaporkankegudang cargo untukkonfirmasipemberangkatan

 3. Staf traffic besertasopirmenyerahkandanmenerimakembalikolikiriman di RA (Regulated Agent) X-ray

 4. Staf Traffic menyerahkankolikirimankepetugasgudang cargo sesuai SMU

 5. Staff traffic memastikankeberangkatankiriman.

 6. Staff traffic melaporkankeberangkatankirimankepada manager, kantorcabangdanagen viateleponatau email.

 7. Staf traffic memastikankirimansudahtibadilokasitujuandenganlengkapdanbaik

Intracitykhusus

Uraiankerja:

1.     Briefing mengenaialurkerja di intracitykhusus

2.     Intracitykhususmencakupkiriman Top Urgent , Top PP, dan  Shuttle

3.     Spvintracitykhususmenerimakirimandaribagian EDKP danmemasukannyakedalamlokermasing-masingkurirsesuaiwilayah

4.     Kurirmengambilkirimandaridalamlokersepengetahuan supervisor danmembuatrunsheet

5.     Kuririntracitykhususmelakukanpengirimandengandua cycle (waktu)yaitupengiriman cycle pertama jam 08:00 dan cycle kedua jam 14:00, jugatersedia cycle ketiga (back up) jam 15:00

6.     Ada juga kurir shuttle merupakankurir yang ditempatkan di kantorpelanggan

Top Urgent domestikdapatdilakukan via bandara, travel, dankereta

Intracity Reguler

Uraian kerja:

1.     Briefing mengenaialurkegiatankerja di  intracity regular

2.     Spvintracitykhususmenerimakirimandaribagian EDKP danmemasukannyakedalamlokermasing-masingkurirsesuaiwilayah

3.     Entry data penerimakiriman yang tertera di connote yang sukseskedalamsistem (nama, status, dantanggalterima)

4.     Melakukanpengecekkanrunsheetkurirdanmengkalkulasijumlahkiriman yang sukses, KU (kirimUlang), dan Reject serta Urgent dan Customer khusus (AAB)

Administrasi Operasional (POD)

Uraian kerja:

Briefing mengenai ruang lingkup serta alur  kerja kerja divisi POD, melakukan runsheet conot dengan menggolongkan berdasarkan bulan dan nama pelanggan secara urut, melakukan tracing untuk data pelanggan yang lolos listing serta mencari nama penerima di lembar runsheet di divisi intracity reguler, melakukan listing POD dengan mencantumkan nama penerima dari hasil tracing.

V.              Penutup

Kesimpulan dari semua kegiatan Tugas Belajar di CitoXpress adalah bahwa untuk semua alur proses kegiatan Kurir, Kargo, dan Logistik telah memenuhi standar SOP (Standard Operational Prosedure), serta untuk saran yang perlu ditindak lanjuti adalah para pegawai yang berada di CitoXpress harus lebih peduli lagi untuk menerapkan serta melakukan standar SOP yang ditetapkan perusahaan agar tidak terjadi kesalahan pada saat melakukan pekerjaan.

Penanggung Jawab (PIC)                                      Jakarta, 26 Februari 2015

                        Icclesia R

Manager SDMSabda Sunan Giandara